כללי הברזל בארגון וניהול מאגר מידע עסקי

מאגרי מידע עסקיים הם אחד המשאבים החשובים ביותר לארגון. למזלנו, אין היום מחסור במידע, אך יש אי הבנה מגמתית בארגונים, איך להתנהל עם מידע ולנצל אותו כדי לשפר את ביצועי החברה. כיום, נתונים ומידע, נשטפים אל תוך הארגונים ממקורות רבים בכל יום – לידים, חדשות, התראות מערכת, מדד איכות ביצוע של עובדים, חיישנים, סורקים, ביצועי מכירות, שיווק, עמדות קבלה או טלפוניה עם לקוחות, נתוני אינטרנט ועוד.

מה הופך מאגרי מידע למשמעותיים?

הערך של מאגרי המידע תלוי רק במה שעושים עם המידע והאופן שבו מיישמים פעולות עקב לימוד וניתוח נתונים של מאגרי מידע. הצעד הראשון שצריך לעשות על מנת ליהנות מהפוטנציאל האמיתי של מאגרי המידע – הוא לדעת איך לנהל את המידע. כל בעל חברה צריך לשאול את עצמו היום: “מה אני יודע על מאגרי מידע ומה אני צריך לדעת”. בסופו של דבר, מדובר בכלי שהמשמעות שלו יכולה להיות או הצלחה עסקית של ארגון או פשיטת רגל כואבת. במידה ולא השתמשתם במאגרי מידע עד היום, סביר להניח שבזבזתם הרבה זמן, כסף, ואנרגיה שלכם ושל עובדים, על החלטות שהתקבלו ללא מידע ומאגרים נכונים.

יש מאגר מידע ונתונים – מה עושים עכשיו?

ברגע שיש נתונים שמתקבלים בעסק ברמה יומיומית, מומלץ להתמקד בסוגיות הבאות: האם קל להיכנס למידע, האם הוא נשמר בצורה מסודרת, האם המידע הוא אינטגרטיבי למערכות של הארגון, האם מאגרי המידע מחולקים בין המחלקות בצורה אפקטיבית, האם המידע נגיש לכולם ואם לא, למי יש הרשאות, האם יש מערכת אשר מנתחת את הנתונים שנכנסים לארגון ויודעת להוציא פלט?

נקודות מפתח חשובות לניהול מאגרים בארגון

גישה – היכולת למשוך כל מידע ארגוני בצורה מהירה ופשוטה, לא משנה היכן הוא מאוחסן. טכנולוגיות מסוימות יכולות לסייע להפוך את עניין הגישה לנתונים, לאפקטיבי ביותר – כך שתוכלו לבלות יותר זמן בניתוח המידע ולא במציאתו.
איכות נתונים – האם הנתונים שנכנסים לעסק הם איכותיים, מדוייקים ושמישים לביצוע ניתוח? יש לבדוק את זרימת הנתונים מכל הפלטפורמות הקיימות, ולוודא שיש אינטגרציה בין המאגר לכלים השונים בעסק.
אינטגרציה של נתונים – מדובר בהגדרת צעדים כדי לחבר סוגים שונים של מידע המתקבל בעסק, ולבצע אוטומציות שיוציאו בסופו של דבר נתונים שניתן להבין ולהסתמך עליהם.
שליטה במידע – חוקים ונהלים, אשר נועדו לחבר בין הנתונים לאסטרטגיה של הארגון.
ניהול מידע MDM – איתור, איחוד וניהול של כל המידע שנכנס, אשר משמעותי לכל רבדי הארגון. מידע זה, אשר נקרא Master Data, מנוהל בדרך כלל ממקום אחד.
זרימת מידע – ניתוח המידע דרך פילטרים שנועדו לסנן מידע שלא חשוב לארגון.