החברה מתרחבת? דאגו לטיוב נתונים

המלאי האמיתי של החברות השונות אינו נמצא במחסנים – המלאי המשמעותי שצוברת חברה במהלך השנים הוא המידע אודות הרגלי הצרכנות של הלקוחות, גם אם מדובר בלקוחות מזדמנים וגם אם בלקוחות קבועים של החברה. ידוע במנהל עסקים כי עלות הפרסום הנדרשת על מנת להביא לקוח לעסק לרוב נמוכה יותר מעלות שימור לקוח קיים, או מעלות מכירת מוצר נוסף ללקוח שכבר רכש מוצר ראשון בחברה.

הלקוחות הם הנכס החשוב ביותר שלכם

כאשר אתם חושבים להתרחב, אם מדובר בהתרחבות לתחומים נוספים או שמדובר בפתיחת סניפים נוספים ברחבי הגלובוס, מומלץ להתחיל לבחון את המידע הרב שהחברה צברה במהלך השנים בהן הייתה קיימת. אם מועדון הלקוחות שלכם עדיין בנוי מכרטיסיות כתובות ידנית, מומלץ להתחיל למחשב אותן, ולזכור לכלול את מירב המידע על כל לקוח, כמו תאריך יום הולדת, כתובת עדכנית והזמנות קודמות.

אם אתם כבר עובדים עם פתרונות ממוחשבים, והנתונים מוקלדים ונשמרים במערכת – שווה לנסות ולבדוק האם ישנן כפילויות מיותרות, האם ניתן למצוא עוד מידע על אותו לקוח פוטנציאלי. כדאי גם לנסות למצוא דרכים נוספות לאסוף את המידע רב המשמעות בעתיד, ולמצוא דרכים נוספות לנתח אותו ביעילות.

איך מתבצע טיוב נתונים?

1. ניתוח הנתונים הקיימים בחברה – בשלב הראשון יש לבחון את מקורות המידע השונים מהם מצטבר המידע הרב על הלקוחות. אם מדובר באתר אינטרנט דרכו הלקוחות מזמינים מוצרים או במערכת הנהלת חשבונות, מומלץ לאסוף את הנתונים השונים שהצטברו ולבחון את השדות השונים בנוגע לכל לקוח (או לכל לקוח פוטנציאלי המתעניין בחברה) במסדי הנתונים השונים. כמו כן, ניתן למצוא שדות המופיעים בשני מקורות מידע כמו מספר טלפון, תעודת זהות או שדות חופפים נוספים, באמצעותם ניתן לדעת כי מדובר באותו הלקוח.

2. הגדרת הפערים בין הנתונים הרצויים לבין הנתונים הנמצאים בפועל – בשלב זה ניתן להגדיר את הנתונים הרלוונטיים לחברה. מומלץ לשמור כמה שיותר מידע, כולל ארכיון של נתונים ישנים, עם תאריך הזנה של כל רשומה או עדכון שלה, ולזהות האם ישנם נתונים חסרים או שגויים המתקבלים מכלל הנתונים שנצברו בחברה.

3. תיקון הנתונים במסד הנתונים המשותף – בשלב זה מתבצע טיוב המידע בפועל. ניתן להגדיר כללי מפתח לאיתור הנתונים אם קיימת סתירה בין הנתונים במערכות המידע השונות, וכן לבצע תיקונים באופן אוטומטי או ידני. יש להשתמש גם בנתונים המגיעים ממקורות ידניים, כמו למשל גלויות הרשמה למועדון לקוחות וטפסים שונים שהלקוח מילא.

4. בניית מנגנון למזעור השגיאות בעתיד – לאחר טיוב המידע ניתן לשפר את דרכי איסוף הנתונים בעתיד ולנסות למנוע שגיאות שיוזנו למערכת במערכות העתידיות. אף על פי ששליטה בשגיאות שיוכנסו בעתיד איננה אפשרית, עדיין ניתן להשתמש במתודות כמו יצירת שדות חובה בטפסים אלקטרוניים ובדיקה האם הלקוח כבר קיים במערכת למשל. כל אלה יכולים לחסוך זמן בטיוב הנתונים בעתיד.