היעילות של טיוב נתונים במגזר העסקי והפרטי

מרבית החברות והארגונים מתבססים על מידע שנצבר במערכות השונות לאורך השנים. אם בעבר, לפני כמה עשורים, מרבית העבודה הייתה מרוכזת בכרטיסיות שהמידע עליהן כתוב בכתב יד – הרי שהיום מרבית המידע הנצבר הוא אלקטרוני, ומרוכז במסדי נתונים במקום בקלסרים עבי כרס או בקופסאות עץ או קרטון בארכיבים שונים. תהליך מעבר המידע מרשומות ידניות לרשומות אלקטרוניות הינו מורכב, ופעמים רבות כולל שגיאות הקלדה או טעויות שהוכנסו במכוון למידע. בנוסף, חלק מהמידע אינו מעודכן, כמו שינוי כתובתו של אדם, שינוי סטטוס משפחתי ועוד. על מנת לתקן טעויות אלה נדרש תהליך של טיוב נתונים.

קיימות דרכים רבות לגלות שגיאות בנתונים. אחת מהן היא הצלבת המידע באמצעות מספר מקורות מידע הנוגעים לאותו אובייקט (במקרה זה אובייקט יכול להיות אדם, כתובת או רכב לדוגמה), אם יש גישה ליותר ממקור אחד. מלבד זאת, ניתן לחפש רשומות דומות ולבדוק האם הן מקושרות לאובייקט זהה, כאשר במקרים רבים הרשומה המעודכנת יותר תכלול מידע מדויק יותר. יש גם אפשרות לקבלת מספר נתונים על אותה רשומה מרשומות אחרות (לדוגמה, השוואת שמות בן הזוג, ההורים או הילדים של אדם, עבור מספר אנשים באותה משפחה, היכולים להצביע על טעויות בדרך הזנת השם במסד הנתונים).

איך טיוב נתונים קשור להתייעלות?

לטיוב נתונים קיימת משמעות רבה בשמירת יעילות המערכת, הן במגזר הפרטי והן בעסקי. רשומות שאינן מדויקות יכולות ליצור טעויות חוזרות ונשנות במערכת בעתיד, הגוזלות משאבים, כמו לדוגמה במקרה של שגיאה בשמו של אדם בהדפסת מדבקות לצרכים שיווקיים או לצורך הענקת מידע חיוני (כזה העשוי לשמש בחברת ביטוח לדוגמה). רשומות החוזרות על עצמן עשויות ליצור שגיאות במתן שירות כפול, וכן להגדיל את נפח מסד הנתונים – דבר המצריך שטח אחסון רב יותר מהנדרש.

כמו כן, כתובת שגויה הנמצאת במערכת מוסיפה עלויות נוספות על משלוח מכתב שלא יגיע ליעדו, ועלולה לפגוע בשביעות רצון הלקוחות שלא קיבלו את המידע בזמן, או להוביל להפסד של לקוח פוטנציאלי שלא נחשף למבצע חשוב בחברה. גם הדוחות השונים המתקבלים לאחר טיוב המידע מדויקים יותר ומאפשרים לקבל החלטות משמעותיות הקשורות לתפעול הארגון.